Turizmden.com'un bu seferki konuğu bir ön büro müdürü

Bir turizmci, bir gönüllü asker, bir seven, bir romantik, bir beyefendi, bir işine âşık, bir işi ile evli, bir pozitif enerji, bir candan dost, bir iyi bir eş, bir iyi bir baba, bir iyi bir müdür ve özeti iyi bir insan…

Bu günkü konuğumuz Ön Büro Müdürü ve Satış Sorumlusu Sedat Çöm.

Saydıklarımız onu anlatmaya yetmeyecek özellikler. Onu bir bütün olarak nasıl tanımlanır diye düşündüğümüzde; gönüllü nefer, gönüllü iyilik, gönüllü iyi insan…

O Mevlana’nın felsefesini içine sindirmiş. Yaratılanı severim, Yaradan’dan ötürü diyen biri.

Sedat Çöm bir dönem benim Genel Müdürlük yaptığım tesiste Ön Büro Müdürüydü. Onu yaptığı işi ve insan tarafını iyi bilirim. Çalışkandır, yorulmaz. Akıllıdır, sorumluluk hissi fazladır kolay – kolay atlamaz. İşten kaçmaz tam tersi iş yaratır. İyi bir eştir ve fevkalade iyi bir babadır. Bunları söylerken içime sindirerek anlatıyorum. Onun gibi bu işi bilen, hakkıyla yapan turizmcilere çok ihtiyacım var. Ona açıkça söyledim.

Gel bize ön büroyu anlat. Anlattı…

“Otelin yönetim merkezidir. Beynidir. Ön büro departmanı (Front Office) turistik bir tesisin yönetiminden satışına, karşılamadan misafir memnuniyetine kadar çok geniş bir alanda görev ve sorumluluk üstlenmektedir. Ön büro müdürü ise yönetim fonksiyonlarını uygulayarak departmanının başarısını sağlamalıdır.”

Ön büro müdürüne çok iş düşüyor desenize!

“Evet efendim. Haklısınız. Turizmde özellikle otelcilikte bütün departmanlar birbirlerini tamamlarlar. Bir zincir gibi birbirlerine bağlıdırlar. Ama bizim departmana gelince; Üst yönetim otelin politikası bütçesi ve hedefleri doğrusultusunda stratejilerini belirler. Ön büro Müdürü bu genel hedefleri bir rehber olarak  değerlendirip o departmanı için daha spesifik (çok özel)ve ölçülebilir sonuçlar edinir.”

Organize etmek gibi!

“Haklısınız. Planlanmış amaçları bir rehber olarak kullanan Ön Büro Müdürü departman segmentleri  içinde ön büro personelinin yapacakları işler için bir organizsasyon oluşturur. İşlerin zamanında bitirilmesi için gerekli takibi yapar.”

Peki, Koordine etme!

“Ön büro müdürü aynı zaman diliminde farklı işler üstlenen kişilerin gayretlerini koordine eder. Bu olması gerekendir.”

Anladım. Yönetme’den de söz edebilir miyiz?

“Ön Büro Müdürü karşılaşabilecekleri olayları önceden görebilmeli. Personelini motive etmeli, eğitmeli ve disiplin altına almalıdır.”

Bunun için de kontrol şart.

“Her otelin kendine özel kontrol sistemi vardır. Ancak deparman müdürleri hazırlanmış prosedürleri, (izlek)standartları ve politikaları kendi yararları için takip altına aldıkları takdirde başarılı olmaktadırlar. Ön büro Müdürü operasyonu kontrol altına alabilmek için bir kontrol sistemi oluşturmak zorundadır zaten.”

Size örnek verir misiniz dersek?

“Tabi. Ben sizin bana neler soracağınızı tahmin ettiğim için  hazırlıklı geldim.”

Bravo. Bu iyi işte…

Sedat Çöm gerçekten çok hazırlıklıydı. Sorduğum birçok sorunun cevabı hazırdı hemen söyledi, birçoğu içinde notlarını almıştı. Her zaman olduğu gibi, oldukça sistemli ve disiplinliydi.

“Şöyle sıralayabilirsem bence daha anlaşılır olacaktır.

- Departmanı ile ilgili işlerin yetkili amirlerince verilen talimatlar çerçevesinde yürütülmesinden personelinin sevk ve idaresinden sorumlu olmak. Otelin doluluğunu sağlamak için gerekli bütün çalışmaları yürütmek.

- Rezervasyon taleplerinin zamanında cevaplandırılmasını ve departmanı ile ilgili diğer yazışmaların zamanında yapılmasını denetlemek.

- Rezervasyon tablolarını ve tesise gelen grupların oda blokajlarının (tutma)düzenlemesini kontrol etmek.

- İşletmemize gelen veya geleceği öğrenilen V.I.P’lerin gelişlerini ilgili departmanlara bildirmek gerekli hazırlığın yapılmasını sağlamak.

- Yapılan oda blokajlarının en uygun ve en ekonomik biçimde yapılıp yapılmadığını denetlemek.

- Misafirlerle iletişim halinde olarak onların düşünce ve şikâyetlerini dinlemek, sorunların giderilmesi için gerekli girişimlerde bulunmak.

- Alt ilişkilerinde anılan servis şeflerinin birbirleriyle olan koordinasyonları düzenlemek, servis şefleri ve onlara bağlı personeli ile haftalık toplantılar düzenlemek.

- Tesisin genel işletme politikasını göz önünde bulundurarak acil dönemlerde satış arttırma politikasını yönlendirmek.

- Kredi kontrol sisteminin işletme lehine sonuçlanması için mali işler müdürlüğüyle yakın temas halinde bulunarak, anlaşmalar dâhilinde, uygun tahsilât yapılmasını temin etmek.

- Gelmeyen rezervasyonları takip ederek NO-SHOW uygulanıp uygulanmayacağı konusunda üstleri ile iletişim halinde bulunmak.

- Ön büro personeli ile ilgili olarak gelen anket formlarını değerlendirip gerekli önlemleri alır.

- Ön büroda çalışan personelin eğitim ihtiyaçlarını tespit ederek gerekli önlemleri almak.

- Departman head’leri ile yapılan toplantıda bölümü ile ilgili alınan kararları kendi servis şeflerine iletmek ve gerekenlerin yapılmasını sağlayıp denetlemek.

- İşletmede uygulanacak oda fiyatları konusunda periyodik çalışmalar yapmak, diğer emsal işletmelerde uygulanan fiyatları tespit etmek.

- Extra ödeme yapması gereken misafirlerin ödeme yapıp yapmadığını takip edip tahsilât yapılmasını temin etmek.

- Acente bölge sorumluları, rehberleri ile yakın bir diyaloğa girip sorunlar var ise aşılmasında gerekli girişimleri başlatmak.

- Misafirlerin yazılı şikâyetlerinde haklı olup olmadıklarını araştırmak ve şikâyetlere uygun yanıt yazılmasını sağlamak…

Birden fark ettim ki; biz röportaj filan yapmıyoruz. Kaptırmışız kendimizi önbüroyu tek – tek anlatıyoruz. Daha doğrusu Sedat Çöm anlatıyor, bende her zamanki gibi çok keyif aldığım otel ile ilgili tüm konularda olduğu gibi bunda da gayet içtenlikle dinliyorum. Ve elindeki kâğıtlara bakınca, hele çantasından çıkarmaya çalıştığı dosyaları görünce;

“Biz sohbetimizeSedat Çöm-Ön Büro Müdürü  ya da Ön Büro ile ilgili muhabbetimize sonra devam edelim.” Demekten başka çarem kalmamıştı.

Bütün üst yöneticelere böyle departman (bölüm) müdürleri nasip olsun demekten başka temenni yanlış olur herhalde…

Birden fark ettim ki; Biz röportaj filan yapmıyoruz. Kaptırmışız kendimizi ön büroyu tek – tek anlatıyoruz. Daha doğrusu Sedat Çöm anlatıyor, bende her zamanki gibi çok keyif aldığım otel ile ilgili tüm konularda olduğu gibi bunda da gayet içtenlikle dinliyorum. Ve elindeki kağıtlara bakınca, hele çantasından çıkarmaya çalıştığı dosyaları görünce; Biz otelde devam edelim.“ Demekten başka şansım kalmadı.

Nazan Şara Şatana – Turizmden.com